¿Por qué es importante la digitalización documental de una empresa?


24 de octubre de 2018 Facebook Twitter LinkedIn Google+ Gestión de clientes


digitalización documental de una empresa

A día de hoy, son muchas las empresas que han tomado la decisión de realizar una digitalización documental. Este proceso es de suma importancia para cualquier pequeña o grande empresa, pues permite una mejor organización de todos los documentos, desde contratos, facturas y mucho más.

Existen diversas formas de implementar este proceso, un claro ejemplo de esto son los software de digitalización. No obstante, antes de entrar en detalles respecto al tema, veamos en qué consiste precisamente la digitalización documental.

¿Qué es la digitalización documental?

La digitalización documental, como las propias palabras lo indican, es un proceso mediante el cual se digitalizan documentos. En otras palabras, los documentos que se encuentran en formato físico, es decir, plasmados en papel, son llevados al formato digital.

La documentación que puede digitalizarse es bastante variada. Pueden ser documentos como contratos, esquemas, datos de clientes, empleados y mucho más. La digitalización documental brinda diversas ventajas a las empresas y puede ser implementada fácilmente.

¿Cómo puede llevarse a cabo este proceso?

Ahora que sabemos en qué consiste la digitalización de documentos, quizá te estés preguntando cómo puedes implementarla en tu negocio. Existen varias formas de hacerlo

  • De manera manual mediante el uso de softwares de digitalización.
  • A través de la contratación de gestores generales o especializados.
  • Mediante la contratación de empresas dedicadas a la digitalización documental.

Si la empresa misma desea digitalizar sus documentos, necesitará utilizar un software de digitalización. No obstante, esta opción podría tomar bastante tiempo, pues se debe hacer de forma manual. Por lo tanto, es recomendable solo en casos en los que no hayan muchos documentos por digitalizar.

Documentos empresa

Por otra parte, las empresas pueden optar por contratar los servicios de una empresa especializada en digitalización, o bien, un gestor documental general o especializado. De esta manera, el proceso queda en manos de profesionales.

La forma en que se vaya a realizar el proceso dependerá de cada empresa y las necesidades de la misma. En caso de que la empresa decida no subcontratar el servicio de digitalización de documentos, puede evaluar la posibilidad de comprar los materiales y recursos necesarios para llevar a cabo el proceso.

¿Cuál es su importancia y qué beneficios tiene en la empresa?

Gracias a los avances tecnológicos, es posible realizar diversas actividades de una forma más rápida y organizada. En el caso de la digitalización documental, esto nos permite archivar una gran cantidad de documentos de manera organizada, y lo mejor de todo, es que podremos acceder al archivo que queramos rápidamente.

En el caso de los documentos físicos que se almacenan en archivadores, toma tiempo hallar un solo archivo y resulta una tarea tediosa. Esto, en especial si es un documento de hace años que ha quedado obsoleto por otros archivos más recientes.

Entre los principales beneficios o ventajas que aporta la digitalización documental se encuentran las siguientes:

  • Ahorro de tiempo: como bien se acaba de explicar, al tener los archivos en digital, es posible encontrarlos de una forma mucho más rápida.
  • Ahorro de espacio: tener muchos documentos en físico puede requerir de una gran cantidad de archivadores. Con los documentos en digital, sólo se necesita memoria en el ordenador.
  • Mayor organización: los documentos en digital harán que la localización de archivos importantes sea más rápida. Además, de este modo será mucho más fácil administrar la información de la empresa.
  • Ahorro de dinero: las empresas también podrán ahorrar dinero, pues no será necesario gastar en hojas, fotocopias, impresiones, y demás. Todo esto también es positivo con el medio ambiente.

Además de todo lo mencionado, no podemos olvidar que gracias a la digitalización documental, podremos evitar el deterioro de documentos. Asimismo, toda la información podrá ser protegida con claves de acceso en lugar de con una simple llave.

Realmente, son muchas las ventajas que la digitalización de documentos puede aportar a una empresa. Dar este paso significa un gran avance y le permitirá a la empresa gestionar fácilmente toda su información, tanto de trabajadores, clientes, y demás.

comentarios